KOMPATIBILITÄT

Läuft das mit unserer Software? Über den Ordner — fast immer.

Diese Seite zeigt, was heute läuft und was wir mit Ihnen einrichten — mit Weg und Termin, nicht mit Logo-Leisten. Kein Punkt steht hier, weil er sich gut liest.

DAS PRINZIP

Der gemeinsame Nenner der Branche ist ein Ordner.

RA-MICRO, AnNoText und NOAH haben keine offene Programmierschnittstelle, die ein Dritter nutzen könnte — das ist recherchiert und keine Vermutung. Was bleibt, ist der überwachte Importordner, in den heute schon der Kanzlei-Scanner schreibt. Belegt ist er bei RA-MICRO, mit veröffentlichtem Format; dass derselbe Weg auch AnNoText und NOAH trägt, ist unsere Arbeitsannahme und steht in unseren Unterlagen als solche. Wer diesen einen Weg sauber baut, erreicht RA-MICRO belegt, die beiden anderen voraussichtlich und das Notariat ohne Kanzleisoftware ohnehin.

Deshalb steht unten kein Punkt „vollintegriert". Es steht dort, wie tief die Verbindung wirklich reicht — Dateiweg, Datenweg oder gar nichts.

läuft gebaut, getestet, in der Demo vorführbar

richten wir ein der Weg ist entschieden und gebaut — der letzte Schritt passiert mit Ihrem Zugang bei der Einrichtung

Importordner und Sidecar-Datei — RA-MICRO, AnNoText, NOAH

läuft

Integrationstiefe: Dateiweg in beide Richtungen, keine Programmierschnittstelle. Ausgelöst wird das aus der Oberfläche — ein Knopf in der Werkzeugleiste der Akte, nicht ein Befehl auf der Kommandozeile; vor dem Schreiben nennt eine Rückfrage den Zielordner und den Dateinamen, und abgelegt wird nur auf Klick. NotarFlow legt das fertige Dokument zusammen mit einer gleichnamigen Beschreibungs-XML in den Importordner Ihrer Kanzleisoftware; die holt sich beides wie einen Scan und übernimmt Aktennummer, Rubrik und Absender aus der XML-Datei. Umgekehrt liest NotarFlow dieselbe Datei und ordnet einen Rücklauf über die Aktennummer zu, ohne ihn erst durch die Texterkennung schicken zu müssen. Was NotarFlow dabei nicht tut: es steuert Ihre Kanzleisoftware nicht fern und schreibt nicht in deren Datenbank.

Beleg: Das XML-Format ist der öffentlich dokumentierte Importweg von RA-MICRO und im Modul lesend wie schreibend umgesetzt — einschließlich der Eigenheiten der Spezifikation. Gelesen wird ausschließlich über eine gehärtete XML-Bibliothek, weil in diesen Ordner jeder schreiben darf, der den Scanner bedienen kann. Für AnNoText und NOAH nehmen wir denselben Ordnerweg an und liefern in dieselben Sidecar-Felder; belegt ist er dort nicht. Der Knopf in der Oberfläche ruft dieselbe Umsetzung wie die Kommandozeile und ist mit eigenen Tests für Rechte, Erfolg, Fehlerfälle und Protokolleintrag abgedeckt. Der Zehn-Minuten-Abgleich am Echtsystem gehört zum Einbau — beim Pilot-Notariat steht er als Nächstes an.

Word-Ausgabe (DOCX)

läuft

Integrationstiefe: vollwertiges Ausgabeformat, kein Austauschprotokoll. Der Entwurf verlässt NotarFlow als bearbeitbares Word-Dokument mit echten Absätzen und Formatvorlagen — markierbar, verschiebbar, veränderbar wie ein selbst getipptes Dokument. Das ist Absicht: der Notar muss den Entwurf nachbearbeiten, und Dokumente aus Report-Generatoren sind verschachtelte Tabellenraster, in denen sich kein Satz mehr sauber einfügen lässt. Die Quelle bleibt Ihre freigegebene Vorlage, nicht eine zweite Word-Datei daneben.

Beleg: Eigener Renderer auf Basis einer permissiv lizenzierten Bibliothek, mit eigenem Test im Repo. Es ist der einzige gebaute Weg aus NotarFlow heraus — und er ist bewusst der, den jedes System und jeder Mensch lesen kann.

Anbindung für Ihre Kanzlei-IT (lokale Schnittstelle)

läuft

Integrationstiefe: dokumentierte Schnittstelle auf dem Kanzleirechner, erreichbar nur von dort. NotarFlow bringt eine eigene Schnittstelle mit, gegen die Ihr IT-Dienstleister eigene Auswertungen oder Verbindungen bauen kann, ohne auf uns zu warten. Sie hört ausschließlich auf dem Rechner selbst — es gibt keinen Endpunkt im Internet und keinen Dienst dahinter, den wir betreiben. Die Beschreibung der Schnittstelle liegt beim Programm und wird lokal ausgeliefert; sie beschreibt Endpunkte, sie gibt keine Daten heraus.

Beleg: Umgesetzt und im Repo, mit über zwanzig eigenen Testdateien allein für die Schnittstelle. Die Beschreibungsseite lädt ihre Anzeige aus dem Programmverzeichnis statt von einem fremden Netz — sonst wäre genau der Prozess, der die Akte im Speicher hält, ein Prozess mit Verbindung nach draußen.

Scanner- und E-Mail-Eingang

läuft

Integrationstiefe: Eingang ohne jede Voraussetzung auf der Gegenseite. Ein überwachter Ordner nimmt an, was Ihr Scanner ablegt, und ein Funktionspostfach wird per IMAP abgerufen; beides läuft in denselben Posteingang, in dem jedes Stück einem Vorgang zugeordnet wird. Angefasst wird eine Datei erst, wenn sie fertig geschrieben ist — Scanner und Netzlaufwerke schreiben stückweise, und wer zu früh liest, liest ein halbes PDF. Unsicheres wird nicht geraten: was nicht eindeutig zuzuordnen ist, landet als „prüfen" im Posteingang und schaltet keine Frist weiter.

Beleg: Ordner-Wächter und Postfach-Abruf sind gebaut und getestet; angenommen werden PDF, TIFF, JPG, PNG, DOCX und E-Mail, erkannt am Inhalt und nicht an der Dateiendung. Größen-, Tiefen- und Zeitgrenzen laufen vor jedem Lesevorgang. Rund 130 Tests im Modul, ohne Netz und ohne Postfach.

XNP und Urkundenverzeichnis

richten wir ein

NotarFlow bereitet den Eintrag heute vollständig vor; die direkte Übergabe schalten wir frei, sobald die Registrierung bei der Bundesnotarkammer abgeschlossen ist — die Präsentation dort ist für September terminiert. Der Verzeichnis-Vorschlag entsteht im Vorgang und wird von der Urkundsperson freigegeben; eingetragen wird danach von Hand in XNP. Der Weg zur Übergabe ist recherchiert und entschieden: XNP hat seit Ende 2025 eine lokale Schnittstelle, über die ein freigegebener Eintrag samt Dokument übergeben werden könnte. Was fehlt, können wir nicht selbst herstellen: der Zugang zur Spezifikation setzt eine Registrierung als Softwarehersteller bei der Bundesnotarkammer voraus. Das Anschreiben dafür liegt fertig, ist aber noch nicht abgeschickt. Solange kein echtes XNP-Dokument vorliegt, bauen wir auch keinen Parser dafür — er wäre geraten.

Beleg: Recherche zur lokalen XNP-Schnittstelle und das Anschreiben an die Bundesnotarkammer liegen als Dokumente im Repo; der Verzeichnis-Vorschlag ist gebaut. Der Schreibweg nach XNP ist es nicht — und steht deshalb hier auch nicht als „läuft".

Kalender (Microsoft 365)

richten wir ein

Integrationstiefe geplant: lesend, und zwar nur frei oder gebucht. Gebaut und getestet ist die gesamte Auswertung — Zeitraster einlesen, Kollisionen prüfen, freie Fenster rechnen; sie läuft heute gegen eine Beispieldatei. Was fehlt, liegt bei Ihrer IT: eine Anmeldung von NotarFlow im Verzeichnisdienst Ihrer Kanzlei samt Freigabe durch Ihre Administration. Es kommt genau ein Baustein dazu, der Rest ist fertig. Geschrieben wird auch danach nicht: eine Schreibberechtigung für Kalender schließt das vollständige Lesen aller Termine mit ein, und das ist berufsrechtlich teurer als der Nutzen. Der Terminwunsch geht deshalb ins Dashboard, eingetragen wird im Kanzlei-Kalender.

Beleg: Auswertung, Grenzen und Kollisionsprüfung sind im Repo umgesetzt und getestet, ebenso die Einrichtungsanleitung für Ihre Administration. Namen, Betreffs und Orte überstehen die Auswertung nicht — ein Test hält das fest. Für Häuser mit einem Exchange-Server im Haus oder ohne Server-Kalender gibt es getrennte Wege; welcher greift, klären wir vor der Einrichtung.

ZU DEN NAMEN AUF DIESER SEITE

RA-MICRO, AnNoText, TriNotar, NOAH, CVC Notre, ProNotar, Advoware, ArnoTop, Winmacs, Actaport, XNP und Microsoft 365 sind Bezeichnungen der jeweiligen Anbieter — auch die, die in der Einstufung weiter unten stehen. Die Logos zeigen wir als reine Markennennung im Sinne der Kompatibilität und behaupten keine Partnerschaft, keine Zertifizierung und keine Freigabe durch diese Anbieter. Was hier steht, beschreibt ausschließlich, welcher Weg auf unserer Seite gebaut ist.

Und die Aussage, die diese Seite zusammenhält: NotarFlow ersetzt Ihre Kanzleisoftware nicht. Die Urkundenrolle, die Akte und die Verzeichnisse bleiben, wo sie sind — NotarFlow füllt die Lücke davor.

IHR SYSTEM

Was wir über Ihr System sagen können — und was nicht.

Acht Systeme, ein gemeinsamer Weg — vom Anwaltsnotariat mit RA-MICRO bis zum hauptberuflichen Notariat mit NOAH. Der Ordner, den praktisch jede Kanzleisoftware kennt, ist unsere Anbindung — bei RA-MICRO heute belegt, bei den übrigen richten wir ihn gemeinsam mit Ihrer Kanzlei beim Einbau ein. Zu jedem System steht, was wir heute schon belegen können: Substanz statt Logo-Leiste — das unterscheidet diese Seite von den üblichen Import-Versprechen.

läuftDas Importformat ist öffentlich dokumentiert, der Weg dorthin ist bei uns gebaut, getestet und in der Demo vorführbar — belegt im Quelltext, nicht angekündigt.
richten wir beim Einbau einDas System nimmt Dokumente über einen überwachten Ordner an, und wir liefern in dieses Format — der Abgleich am laufenden System gehört zum Einbau.
Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen einDer Hersteller dokumentiert die Arbeit mit Microsoft Word; dort kommt unser Entwurf an. Ob daneben ein Importordner existiert, klären wir mit Ihrer Kanzlei vor dem Angebot.
prüfen wir für Sie, kostenlos vor dem AngebotGilt für jedes System, das unten nicht steht — und es gibt mehr als diese acht. Sagen Sie uns, was Sie einsetzen — wir prüfen den Weg kostenlos, bevor ein Angebot entsteht.
RA-MICRORA-MICRO Software GmbH läuft Der Importordner nimmt das Dokument zusammen mit einer gleichnamigen Beschreibungs-XML an. Dieses Format ist öffentlich dokumentiert und bei uns lesend wie schreibend umgesetzt, einschließlich der Eigenheiten der Spezifikation; gelesen wird ausschließlich über eine gehärtete XML-Bibliothek, weil in diesen Ordner jeder schreiben darf, der den Scanner bedienen kann. Eine offene Programmierschnittstelle gibt es auch hier nicht — der Ordner ist der Weg, und er reicht.
ATAnNoText und TriNotarWolters Kluwer Deutschland GmbH richten wir beim Einbau ein Derselbe Ordnerweg, dieselben Sidecar-Felder wie bei RA-MICRO. Eine eigene Schnittstellenbeschreibung gibt der Hersteller nach eigener Auskunft nur auf Anfrage heraus; uns liegt sie nicht vor. Offen bleibt damit, worin sich das Format von RA-MICRO unterscheidet. Wir liefern im dokumentierten Format und sagen dazu, dass wir es an einem laufenden System nicht gesehen haben.
NOAHWesternacher Solutions GmbH richten wir beim Einbau ein Derselbe Ordnerweg. Öffentlich dokumentiert ist zur Schnittstelle nichts, was ein Dritter nutzen könnte, und eine offene Programmierschnittstelle existiert nicht — das ist recherchiert, nicht vermutet. Alles Formatspezifische ist damit offen.
CVC NotreCVC IT-Solutions GmbH, Hamburg Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen ein Der Hersteller nennt auf der Produktseite wörtlich Schnittstellen zu Word und Excel. Dort kommt unser Entwurf an. Der Flyer beschreibt darüber hinaus einen automatischen Scan-Import in die Akte, den Import von E-Mails mit tatsächlichem Empfangsdatum und XNP in beide Richtungen. Wie das technisch geschieht, steht nirgends — deshalb bleibt der Ordnerweg hier unbelegt, auch wenn nach dieser Beschreibung einiges dafür spricht.
PRProNotarAndreas Krauß Hard- und Softwareservice GmbH, Grafling Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen ein Der deutlichste Word-Beleg im ganzen Feld: In den Systemvoraussetzungen des Herstellers (Stand 25.02.2025) ist Microsoft Word Betriebsvoraussetzung und nicht Zubehör — Word 2024 oder 2021, zwingend in der 32-Bit-Fassung. Outlook kommt optional über ein eigenes Modul dazu. Ein Importordner oder eine Schnittstelle für Dritte ist nicht belegbar.
AdvowareSTP Informationstechnologie GmbH, Karlsruhe Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen ein Die Schnittstellenliste des Herstellers (12/2024) führt Microsoft Office mit Word, Excel, Access und Outlook, dazu beA, eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle, die Übergabe ins elektronische Urkundenarchiv und ELSTER. Eine offene Schnittstelle für Dritte steht nicht darin. Ein Stapelimport von Dokumenten ist in der Onlinehilfe beschrieben, die Seite war bei der Recherche nicht abrufbar — deshalb führen wir ihn hier nicht als belegt.
ARArnoTopRalf Schirm GmbH, Elchingen Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen ein Der Hersteller beschreibt den Import gescannter Dokumente in alle Bereiche des Programms und die Integration der gängigen Office-Anwendungen einschließlich Word. Ob dieser Scan-Import ein überwachter Ordner ist oder ein Dialog am Bildschirm, steht dort nicht — und genau darin liegt der Unterschied zwischen einer Anbindung und einem Handgriff.
WinmacsRummel Software GmbH; das Notariat ist das kostenpflichtige Zusatzmodul WM Notar Word-Weg belegt — mehr richten wir mit Ihnen ein Die Herstellerbroschüre nennt Textvorlagen in Microsoft Word und die individuelle Textbearbeitung dort — der Word-Weg ist damit belegt. Zwei Dinge gehören daneben: Das Notariat ist hier ein Zusatzmodul und nicht der Kern, und es ist ausdrücklich für Anwaltsnotare gedacht. Ein Importordner oder eine Schnittstelle für Dritte ist nicht belegbar.

Ein Name fehlt in der Liste, und das ist die Aussage: Actaport taucht in Anbieter-Leisten als Ziel für Notariate auf. Wir führen es nicht als Notarsoftware — in der Liste der Notariats-Softwarehäuser des elektronischen Rechtsverkehrs kommt es nicht vor, und beim Anbieter selbst findet sich keine Seite zu notariellen Aufgaben. Es einzustufen, in welche Spalte auch immer, wäre schon die erste Behauptung. Wenn Sie damit arbeiten und wir uns irren: sagen Sie es uns, dann steht es hier.

Der Weg, der überall ankommt, ist der langweiligste: Word. ProNotar setzt Word als Betriebsvoraussetzung, Advoware führt die Office-Schnittstelle in der eigenen Schnittstellenliste, CVC Notre nennt Word und Excel auf der Produktseite, ArnoTop integriert die gängigen Office-Anwendungen, Winmacs arbeitet mit Word-Textvorlagen. Der herstellereigene Importordner ist bei einem der acht Systeme belegt, Word bei fünf. Unser Entwurf verlässt NotarFlow deshalb als Word-Datei — nicht als Notlösung, sondern weil das der einzige Weg ist, den wir für diese fünf Systeme belegen können, ohne uns auf eine Zusage zu berufen, die uns niemand gegeben hat.
DER WICHTIGSTE WEG FÜHRT NICHT DURCH DIE KANZLEISOFTWARE

Das Urkundenverzeichnis wird seit 2022 ausschließlich elektronisch geführt, und der Weg dorthin ist von der Bundesnotarkammer beschrieben: ein Verzeichnis im Dateisystem des Notarbüros, eine Datei je Eintrag, ein öffentlich veröffentlichtes Format. Für das Verwahrungsverzeichnis gilt dasselbe, für XNotar ein Vorgangsordner mit einer Nachricht nach dem frei herunterladbaren XJustiz-Schema. Dieser Weg hängt an keinem Hersteller — er funktioniert im Notariat mit RA-MICRO genauso wie im Notariat ganz ohne Kanzleisoftware.

Und er ist so gebaut, wie wir ohnehin arbeiten: Was dort ankommt, ist ein Vorschlag im Status „in Vorbereitung". Eingetragen wird er von einem Menschen, mit Karte und Unterschrift; das Verzeichnis bleibt das führende System. Wir bauen an diesem Weg — gebaut ist er heute nicht, und solange er nicht steht, steht er hier auch nicht als Zusage. Er ist der Grund, warum oben kein Punkt „vollintegriert" heißt: die Integrationstiefe, die zählt, liegt nicht bei den Herstellern.

Was in dieser Liste nicht steht, steht auch nicht im Angebot. Bei fünf der acht Systeme sagen wir nichts über den Ordnerweg, und zu jedem System, das oben gar nicht vorkommt, sagen wir heute gar nichts. Wenn Sie eines davon einsetzen, nennen Sie es uns: wir sehen vor dem Angebot nach, ob es einen überwachten Importordner gibt. Gibt es einen, ist der Weg derselbe wie bei RA-MICRO. Gibt es keinen, bleibt der Ordner auf Ihrem Laufwerk und die Word-Datei darin. Auch das steht dann im Angebot und nicht erst in der Einführung.

Und ein Satz gilt für alle acht: an einem laufenden Kanzleisystem ist bisher keiner dieser Wege gegengeprüft. Der Test dafür dauert zehn Minuten — Datei samt Beschreibungs-XML in den Importordner legen und nachsehen, ob sie ankommt — und steht auf der Liste für das Pilot-Notariat. Sobald er gelaufen ist, steht sein Ergebnis hier, auch wenn es das unangenehmere ist.

WAS WIR BEWUSST NICHT BAUEN

Keine Telefon-KI.

Ein Sprachassistent, der ans Kanzleitelefon geht, ist technisch machbar, und es gibt ihn zu kaufen. Wir bauen keinen — nicht aus Vorsicht, sondern weil die Rechnung nicht aufgeht. Die Beurkundungsvorbereitung entsteht nicht am Telefon. Sie entsteht aus Unterlagen: dem Grundbuchauszug, dem Entwurf der Gegenseite, dem ausgefüllten Datenblatt, den Ausweisen, dem Rücklauf des Finanzamts. Ein Anruf liefert davon im besten Fall den Anlass und einen Namen. Wer den Anruf perfekt annimmt, hat den Vorgang noch nicht angefangen — und die Stunden, um die es in einem Notariat geht, stecken im Vorgang.

Dazu kommt, dass Anrufannahme gelöstes Terrain ist. Telefonanlage mit Ansage und Weiterleitung, Anrufbeantworter, ein Sekretariat, das die Kanzlei kennt und eine Rückfrage sofort einordnen kann: dafür gibt es seit Jahrzehnten Lösungen, die funktionieren, niemanden überraschen und nichts mit uns zu tun haben müssen. Wir stecken unsere Arbeit dorthin, wo sie noch nicht getan ist — Entwurf, Kostenrechnung nach GNotKG, Vollzug, Verwahrung, Nachlass, GwG-Dokumentation. Das ist eine Entscheidung und kein Naturgesetz: zeigt uns ein Notariat, dass am Telefon Stunden liegen, die wir nicht sehen, gehört sie noch einmal geprüft. Bis dahin steht sie hier, damit niemand danach fragen muss.

NICHT GEMEINT IST DIE TERMINVERGABE

Beurkundungstermine online buchen zu lassen, ist gebaut und gehört zum Baustein Termine & Beteiligte; die Kollisionsprüfung dazu ist getestet. Gemeint ist der Assistent, der das Gespräch selbst führt.

HÄUFIGE FRAGEN

Kurz beantwortet.

Wir haben gar keine Notarsoftware. Geht das trotzdem?
Ja, und es ist sogar der einfachere Fall. Der Ordnerweg braucht auf der Gegenseite nichts als einen Ordner: Ihr Scanner legt ab, NotarFlow nimmt an, der fertige Entwurf kommt als Word-Datei zurück. Alles, was ein Notariat ohne Kanzleisoftware sonst von Hand sortiert, macht der Posteingang.
Unsere Software kennt keinen Importordner. Was dann?
Dann bleibt der Weg über die Word-Datei und den Ordner auf Ihrem Laufwerk — NotarFlow legt den Entwurf dort ab, der Rest ist Ihr gewohnter Ablauf. Ob mehr geht, prüfen wir vorab und sagen es Ihnen vor dem Angebot, nicht danach. Eine Anbindung, für die es keine Schnittstelle gibt, versprechen wir nicht.
Wer richtet das ein — und was muss unsere IT tun?
Den Ordnerweg richten wir in der Einführung ein; Ihre IT muss dafür nur sagen, wo der Importordner Ihrer Software liegt und wohin Ihr Scanner schreibt. Für den Kalender braucht es einmalig Ihre Administration. Für die Schnittstelle auf dem Kanzleirechner braucht es niemanden: sie liegt bei, ihre Beschreibung auch.
Was passiert mit dieser Seite, wenn sich etwas ändert?
Ein Punkt wechselt von „in Vorbereitung" auf „läuft", wenn der Weg gebaut, getestet und in der Demo vorführbar ist — nicht, wenn er absehbar ist. Umgekehrt gilt dasselbe: fällt ein Zugang weg, geht der Punkt zurück. Diese Seite ist eine Bestandsaufnahme, keine Absichtserklärung.
DEMO

Nennen Sie uns Ihre Software — wir sagen, was geht.

In der Demo öffnen wir den Ordnerweg an einem echten Vorgang. Was nicht geht, sagen wir dort auch.

Demo anfragen Was das im Jahr ausmacht

Antwort in der Regel am selben Werktag.